Szukaj

Jak wybrać dobrą księgową?

Marta Mroczkowska
4 cze 2022
4 minut(y) czytania

Zaktualizowano: 25 wrz 2022

Na pewno znasz sytuacje, gdy po wizycie u fryzjera nie możesz spokojnie przejrzeć się w lustrze. Wizyta w salonie, oddanie włosów w ręce specjalisty i niemała cena nie są gwarancją sukcesu. Podobnie jest ze wszystkimi innymi usługami, w tym księgowymi.

W tym mini poradniku opowiem na co zwrócić uwagę przy wyborze księgowego z perspektywy osoby z branży: księgowej :)

"Księgowy to osoba, która rozwiąże Twój problem, o którego istnieniu nie wiedziałeś, w sposób, którego często nie rozumiesz."

Kto to jest księgowa/y?

Księgowa czy księgowy to osoba wykonująca czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z aktualnymi przepisami może to wykonywać każda osoba, która:

ma pełną zdolność do czynności prawnych,
nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za ściśle określony katalog przestępstw, tj. za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.

Jak widać, obecnie nie ma wymogów posiadania udokumentowanego stażu pracy czy wykształcenia, ponieważ od 2014 r. nastapiła deregulacja usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i praktycznie każdy może się tym zajmować.

Odpowiedzialność księgowych za błędy

Księgowi prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mają obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością.

Musisz wiedzieć, że książka przychodów i rozchodów (KPiR) oraz ewidencja przychodów na ryczałcie to nie są księgi rachunkowe. Więc jeśli księgowy zajmuje się wyłącznie małymi firmami na KPiR to nie obowiązuje go obowiązkowe ubezpieczenie OC z tytułu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Taki księgowy może zawrzeć jedynie dobrowolne ubezpieczenie OC z tytułu czynności doradztwa podatkowego i kadrowo-płacowych - warto sprawdzić czy Twój księgowy takie posiada.

Jak wybrać księgową i co to właściwie znaczy: dobra księgowa?

Wykształcenie i doświadczenie są ważne, ale... tu Cię zaskoczę. Nie są najważniejsze.

Zdarzają się również osoby bez wykształcenia kierunkowego, ale z ogromnym doświadczeniem lub mające po prostu talent do pracy w zawodzie, dzięki któremu dobrze wiedzą co w trawie piszczy. Bywa różnie.

Czy przy takim tempie zmian w przepisach ma znaczenie ukończenie jakiegoś kursu podatkoweg 3 lata temu? Małe. W tej branży trzeba być po prostu na bieżąco.

→ Dobra księgowa musi być przede wszystkim inteligentna

Przepisy prawa podatkowego są wyjątkowo skomplikowane, poruszanie się w nich wymaga sprawnego umysłu i zdolności analitycznych. Prawo zmienia się cały czas, każdy klient ma inną sytuację. Na przykład to co może być kosztem w zakładzie pogrzebowym sąsiadki, niekoniecznie można ująć w kosztach Twojej kwiaciarni - księgowa musi doskonale znać profil Twojej działalności i plany biznesowe, kontaktować się z Tobą, informować o zmianach w przepisach, które Ciebie dotyczą.

Otwarta, inteligentna, z analitycznym umysłem, lubiąca swoją pracę, kontaktowa, pomocna (ale potrafi ściągnąć Cię na ziemię), dobrze jak jest wykształcona i ma doświadczenie.

→ Dobra księgowa nie musi wiedzieć wszystkiego

Księgowa powinna wiedzieć gdzie szukać potrzebnych informacji, umieć je zweryfikować i przełożyć na realną sytuację klienta. Natomiast wcale nie musi sypać odpowiedziami jak z rękawa na pytania o podatki. Zwłaszcza kiedy co 3 miesiące zmieniają się przepisy podatkowe.

Księgowa wie co sprawdzić, do kogo zadzwonić, jak zagadać do pani w urzędzie żeby załatwić Twoją sprawę. Ja zaczynam zawsze rozmowę od "wiem, że ma pani dużo pracy, ale..." Urzędnicy uwielbiają biadolić i jak im się trochę powspółczuje - metoda sprawdzona wielokrotnie :)

Zobacz post → 4 rzeczy, na które warto zwrócić uwagę czytając poradniki dla przedsiębiorców

Prowadzenie księgowości jest obarczone ryzykiem, ponieważ nigdy nie mamy pewności, czy kontrola podatkowa nie zakwestionuje naszych poczynań - księgowa powinna ocenić jakość argumentów np. na potwierdzenie, że poniesiony koszt był niezbędny do osiągnięcia przychodu.

Pamiętaj, że ryzyko popełnienia błędu jest wpisane w każdy zawód - nawet najlepsza księgowa może sie po prostu pomylić i nie musi to przekreślać współpracy.

→ Dobra księgowa nie powinna proponować rozwiązań łamiących prawo

Kiedy słyszę "księgowa kolegi księguje wszystkie koszty" to zastanawiam się, czy ludzie mają trochę wyobraźni. Zaksięgowanie 100 faktur za paliwo (uzbieranych przez pomocnych znajomych), kiedy mówimy o jednoosobowej działalności i jednym samochodzie powinno zwrócić uwagę, że nie było możliwości zużycia takiej ilości paliwa i tego typu kombinatorstwo może źle się skończyć.

W tym miejscu warto przypomnieć, że kary, mandaty itd. są zawsze nakładane na przedsiębiorcę, ponieważ to on jest podmiotem zdarzeń gospodarczych. Księgowa odpowiada za ich poprawne zaewidencjonowanie.

Na koniec - istnieje ogromna różnica pomiędzy znajomością przepisów i umiejętnym wykorzystywaniem tej wiedzy, a świadome łamanie przepisów i umiejętne tego ukrywanie :)

Przeczytaj ważny post → Puste faktury - co grozi za ich wystawianie

Czy przy wyborze księgowej brać pod uwagę opinie innych przedsiębiorców?

Zdecydowanie tak.

Czy cena za usługę ksiegową świadczy o jakości usług?

Tak i nie. Należy być ostrożnym przy skrajnych cenach.

Ceny bardzo wysokie, w popularnych kancelariach doradztwa podatkowego mogą być naciągane z uwagi na rozpoznawalną już markę.

Ceny bardzo niskie zazwyczaj świadczą o masowym świadczeniu usług lub proponuje je osoba startująca w branży.

Tutaj możesz sprawdzić średnią cenę za usługi ksiegowe w Polsce → Centrum Informacji Księgowej

Gdzie szukać dobrych księgowych?

Nowoczesna aplikacja, zweryfikowani księgowi, zdalna obsługa, pomoc online - dla mnie to podstawa wygodnego korzystania z usług ksiegowych.

Znam od podszewki i polecam inFakt, na stronie → infakt.pl/ksiegowi możesz wybrać tego jedynego spośród kilkuset księgowych. Jeśli z jakichś powodów pojawi się potrzeba zmiany ksiegowego, można to zrobić w każdym momencie bez zbędnych formalności.